Documentazione fiscale da conservare: per quanto tempo?

L’Associazione dei Commercialisti interviene in merito alla documentazione fiscale da conservare per eliminare alcune incertezze sui termini per l’accertamento.

 

Sono tanti i tributi che i contribuenti sono tenuti a pagare, tra tasse e imposte, soprattutto se si svolge attività di lavoro autonomo o d’impresa. Ma è qual è la documentazione fiscale da conservare e per quanto tempo?

La conservazione dei documenti fiscali è necessaria per consentire all’autorità fiscale di effettuare controlli, verifiche ed eventualmente accertamenti, ma c’è comunque un limite temporale entro cui può farlo.

Innanzitutto occorre distinguere tra documentazione obbligatoria e altra documentazione fiscale di cui la legge non impone la conservazione, ma è comunque consigliabile non disfarsene. In questi casi non è necessario, ma è consigliabile conservare la documentazione per un certo periodo e ciò per due possibili ragioni: avere una controprova (ad esempio, dell’avvenuto pagamento) o avere delle informazioni sempre a propria disposizione.

Documentazione fiscale da conservare: per quanto tempo?

Il nostro codice civile prevede un principio generale sulla conservazione delle scritture contabili, all’art. 2220, secondo il quale le fatture, le lettere e i telegrammi vanno conservati per 10 anni dalla data della loro ultima registrazione.

Questo principio è stato ripreso anche dallo Statuto del contribuente (art. 8, comma 5, legge n. 212/2000), il quale stabilisce che “l’obbligo di conservazione di atti e documenti, stabilito a soli effetti tributari, non può eccedere il termine di dieci anni dalla loro emanazione o dalla loro formazione.”

Dunque, si potrebbe affermare che in generale, decorsi i 10 anni, i documenti fiscali potranno essere distrutti o smaltiti e nessun controllo potrà essere effettuato successivamente. Ma se c’è un procedimento di accertamento in corso, le scritture contabili obbligatorie devono essere conservate anche oltre questo termine, almeno “fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d’imposta” (così è stabilito dall’art. 22, comma 2 del l D.P.R. n. 600/1973).

Ci sono poi delle disposizioni più specifiche che possono prevedere dei termini inferiori per l’obbligo di conservazione a seconda del tipo di tributo.

Ad esempio, i documenti fiscali collegati alla dichiarazione dei redditi e IVA vanno conservati fino al 31 dicembre del quarto anno successivo alla presentazione della dichiarazione stessa. Entro questo termine infatti il Fisco può inviare un avviso di accertamento.

È quanto previsto dagli articoli 43 del D.P.R. 600/73 e 57 del D.P.R. 633/72.

Con una modifica dell’art. 43 del D.P.R. 600/73, approvata nel 2015, (decreto legislativo 127/2015) i termini per effettuare l’accertamento sono stati ridotti di un anno a favore dei soggetti che a partire da quest’anno trasmettono telematicamente all’Agenzia delle Entrate i dati delle fatture in entrata e in uscita, oltre alle variazioni.

Va precisato che, una volta avviato il procedimento di accertamento da parte del Fisco, i termini di decadenza possono dilatarsi in seguito all’invio di ulteriori avvisi in caso di “sopravvenuta conoscenza di nuovi elementi” o in altri casi specifici previsti dalla legge (si veda per approfondire l’art. 3, comma 1, lettera d) del D. Lgs. n. 127/2015).

A ciò si aggiunga che spesso capita che il Governo interviene disponendo delle proroghe ai termini di accertamento stabiliti e questo provoca delle incertezze.

Documentazione fiscale da conservare, i commercialisti: “Nessun obbligo ulteriore rispetto alle previsioni normative”

Per cercare di mettere un po’ di ordine in questa giungla normativa è intervenuta anche l’Associazione Italiana Dottori Commercialisti ed esperti contabili che, con la Norma di comportamento n. 200, ha fornito la propria interpretazione, affermando che ai fini dell’accertamento delle imposte sui redditi e assimilate, il contribuente non ha nessun obbligo a conservare la documentazione oltre i limiti previsti per legge.

Detto questo, non bisognerebbe però avere troppa fretta di disfarsi della documentazione fiscale che, sebbene non sia più obbligatorio conservare, potrebbe comunque tornare utile per il periodo successivo, anche per poter avere a disposizione un mezzo di prova.

È consigliabile, tuttavia, attendere il decorso della prescrizione (normalmente di 10 anni, che per alcuni tributi si riduce a 5 anni), assicurandosi però che non ci sia stata un’interruzione o una sospensione dei termini.

Ad ogni modo, in caso di dubbio sulla documentazione fiscale da conservare conviene chiedere ad un commercialista o ad un avvocato tributarista.

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