Come emettere fattura: breve guida per una corretta compilazione

Cos’è una fattura? Quando e chi la emette? Vediamo quali elementi devono essere indicati per emettere una fattura valida e completa

Emettere una fattura rappresenta per molti un’operazione di routine, semplice da svolgere. Ma per chi si accinge ad emetterne una per la prima volta, i dubbi e la paura di sbagliare nella sua compilazione possono essere tanti.

Partiamo dalla sua definizione. Cos’è una fattura?

La fattura è un documento fiscale che deve essere predisposto obbligatoriamente da un soggetto necessariamente titolare di partita Iva e che attesta la vendita di beni o la prestazione di servizi, a fronte dei quali deve essere corrisposto un compenso.

L’impaginazione e la formula da utilizzare per la compilazione di una fattura non è prevista fino al minimo dettaglio. Ciò consente al venditore (all’azienda o al lavoratore autonomo) di poterla adattare secondo le proprie esigenze o gusti.

Tuttavia, nell’emettere una fattura, che sia valida e corretta ai fini contabili per il titolare della partita Iva così come per l’acquirente, vi sono alcuni elementi che, per legge, devono essere necessariamente indicati.

Come emettere una fattura valida?

Una fattura, per essere valida, deve contenere i seguenti elementi:

  • numero progressivo di fattura: deve trattarsi di un codice univoco, che consenta l’individuazione certa della medesima (es. fattura n. 1/2018; 2/2018; 3/2018; etc.);
  • data di emissione: generalmente, la fattura viene emessa nel momento in cui il servizio è stato reso o il bene è stato venduto. Nel rispetto della progressività del numero di fattura, è tuttavia consentito indicare una data antecedente o successiva a tale momento;
  • i dati del venditore e dell’acquirente (ragione sociale, sede legale o residenza o domicilio, partita iva e codice fiscale): nel caso in cui anche il cliente sia titolare di partita Iva sarà ovviamente necessario inserirlo e indicare la sua ragione sociale, comprensiva di indirizzo della sede legale (se trattasi di un’azienda) o di residenza (se trattasi di un privato).
  • natura, quantità e qualità dei beni o dei servizi offerti: è consigliabile essere il più precisi possibile nella descrizione dell’oggetto della fattura. Un’imprecisa descrizione, in caso di eventuali contestazioni, potrebbe rendere più difficile agire in sede giurisdizionale per chiedere la condanna del cliente al pagamento della stessa;
  • corrispettivi con aliquota Iva applicata ed ammontare Iva distinta per aliquota: nell’indicare il corrispettivo richiesto per la vendita di beni o per il servizio reso, è necessario specificare l’aliquota Iva applicata e conseguentemente l’ammontare Iva che il cliente si troverà a pagare nel corrispettivo (se vengono venduti beni o prestati servizi con aliquote Iva differenti, si dovrà procedere a quest’operazione tante quante sono le aliquote Iva applicate; qui è possibile consultare un elenco delle aliquote applicate in tutti gli Stati dell’Unione Europea);
  • cassa di previdenza (facoltativo): se si è iscritti a una cassa di previdenza (es. gestione separata Inps o casse previdenziali degli ordini dei liberi professionisti), è possibile inserire in fattura una percentuale di «rivalsa» a carico del cliente pari al 4% per la gestione separata Inps, e di ammontare variabile tra le singole casse previdenziali. L’inserimento della percentuale di rivalsa è facoltativo, in quanto generalmente i contributi previdenziali che occorre versare vengono determinati in base al reddito imponibile, e non in base al fatturato;
  • ritenuta di acconto (facoltativo): si tratta di unanticipo sulla tassazione dell’emittente. Il cliente dovrà versare l’importo indicato esplicitamente in fattura come ritenuta d’acconto, non al professionista, bensì direttamente allo Stato attraverso un modello F24. Il pagamento della ritenuta d’acconto deve avvenire entro il 16 del mese successivo a quello in cui la fattura è stata pagata;
  • eventuali regimi di vantaggio (facoltativo): è consigliabile, nel caso in cui l’emittente sia in un regime di contabilità di vantaggio (es. regime dei superminimi, forfettario, etc.), indicarlo espressamente, riportando gli estremi di legge che regolano tale regime. Ciò favorisce la corretta ed immediata leggibilità del documento;
  • Iban (facoltativo): ove il corrispettivo debba essere pagato a mezzo bonifico bancario, è consigliabile che l’emittente indichi le coordinate bancarie; più informazioni saranno contenute nella fattura, più il cliente si troverà facilitato al momento di effettuare il pagamento.

La preparazione e l’organizzazione delle fatture avviene oramai sempre più tramite computer e i suoi sempre più sofisticati pacchetti di software, anche perché dal 2019 sarà obbligatoria la fatturazione elettronica per tutti. Tuttavia, all’occorrenza, sapere come emettere una fattura cartacea, valida e completa, può di certo tornare utile.

Fonte: Agenzia delle Entrate – Normativa e Prassi.

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